Как сканировать документы с принтера: популярные способы

Подготовительный этап

Прежде чем приступить непосредственно к процедуре сканирования, следует провести подготовительные мероприятия. Такой подход позволит предотвратить дальнейшие трудности и ошибки технического характера.

• Необходимо удостовериться в том, что аппарат имеет соответствующую опцию. Современный рынок офисных приспособлений обладает массой многофункциональных устройств. Тем не менее, нередко можно встретить модели, не позволяющие сделать скан. Нужно ознакомиться с инструкцией к применению устройства, которая должна присутствовать в его паспорте.
• Далее следует позаботиться о том, чтобы прибор был подключен правильно. Современная техника предоставляет пользователям массу возможностей, поэтому «соединившись» с компьютером, можно производить любые манипуляции. Несмотря на это, не все ПК и МФУ способны поддерживать такой формат. Как правило, при приобретении сканера или принтера в коробке уже есть шнур USB, которым и нужно воспользоваться для активации взаимодействия с ПК.
• После этого надо удостовериться в том, что аппарат подключен правильно, нажав кнопку девайса. Если индикаторы никак себя не проявляют, стоит перепроверить правильность функционирования техники. Некоторые устройства требуют установки драйверов, поэтому вполне возможно, что придется заняться еще и этим вопросом.
• С того момента как бумага оказалась в сканере, нужно плотно закрыть крышку и запустить кнопку для начала процесса.

Важно! Следует обратить внимание на индивидуальные характеристики сканера. Около поверхности из стекла должен присутствовать символ, который и укажет на способ размещения документа.

Особенности сканирования документа на компьютер

Даже если ваше устройство является МФУ и в нём есть сканер, этого ещё недостаточно для того, чтобы сразу начать печатать. Каждое оборудование в компьютере имеет своё программное обеспечение. Оно должно показать ПК, как работать с данным оборудованием. Если вы владелец принтера, значит в комплекте должен быть гибкий диск с драйвером. Его нужно установить в дисковод компьютера и установить программу.

Диск с драйвером для принтера

Когда необходимое ПО установлено, и принтер готов к использованию. Теперь вы сможете легко сканировать нужные вам документы.

Нажмите на кнопку Power или On/Off

Вставьте шнур питания принтера в розетку и нажмите на кнопку «Power».

Дальнейший порядок действий:

1. Нужно открыть крышку, которая скрывает сканирующее полотно;
   
   Откройте крышку сканера, чтобы поместить документ
2. Далее положите картинкой или текстом внизу бумагу, из которой хотите сканировать информацию;
   
   Поместите документ на полотно сканера
3. Закройте крышку принтера, чтобы придавить и, таким образом, расправить бумагу перед сканирующим лучом;
   
   Закройте крышку принтера
4. Теперь необходимо перейти к компьютеру, чтобы настроить процесс. Чтобы открыть панель управления на любой Windows, нажмите вместе WIN+PAUSE и вверху выберите «Панель управления»;
5. Далее найдите пункт с названием «Устройство и принтеры». Если его нет, можно ввести это в поисковой строке выше;
6. Попадая в раздел с принтерами, необходимы выбрать тот, с которым нужно работать курсором мыши;
   
   Выберите нужный принтер из предложенных
7. Нажмите вверху на панели кнопку «Начать сканировать». Если кнопки нет, нажмите ПКМ по иконке с принтером и выберите этот вариант из контекстного меню;
   
   Нажмите на кнопку «Начать сканирование»
8. В новом окне можно настроить некоторые параметры сканирования. Когда настройка будет выполнена, нажмите на кнопку «Сканировать» внизу.
   
   Настройка параметров сканирования

Прогресс процесса будет виден на вашем экране компьютера. Когда он завершится, вам нужно будет дать имя новому файлу, а также указать путь, где он должен быть сохранён. Таким образом проходит сканирование важных бумаг на экран ПК.

Что значит DPI при печати или копировании документа

Вы, наверное, заметили при настройке параметров печати пункт DPI, значение которого можно менять. Это аббревиатура, которая расшифровывается, как «точек на дюйм» (dots per inch). Если вы видите значение: 200 на 400 DPI, то можно представить прямоугольник, с площадью 200 на 400 точек. При этом точки в принтере могут наноситься разным способом на поверхность бумаги во время копирования или печати. Так как существуют лазерные, струйные, матричные. Этот показатель также поможет сделать сканирование более качественным.

Проверка совместимости

Прежде чем запустить процесс сканирования, необходимо проверить совместимость устройств. Все-таки в данном материале речь идет об относительно новой операционной системе Windows 10, в то время как принтер или сканер мог быть выпущен раньше выхода актуальной ОС.

Как бы то ни было, даже в случае, если вы используете старое оборудование, то обязательно установите последние драйверы, скачав их с сайта производителя. Также проверьте, совместим ли ваш сканер с операционкой Windows 10. И даже если на бумаге с совместимостью нет никаких проблем, на практике все может получиться иначе. В таком случае настоятельно рекомендуется дочитать материал до конца, так как в последнем пункте будут проанализированы распространенные ошибки, и представлены пути их исправления.

Установка сканера

После проверки совместимости вы можете подключить оборудование к компьютеру. Делать это можно как после установки необходимых драйверов, так и после. Рекомендованная инструкция подключения выглядит следующим образом:

• Активируйте доступ в интернет на компьютере.
• Подключите принтер или сканер к источнику питания, а затем соедините оборудование с ПК (как правило, для этого используется USB-кабель).
• Убедитесь, что компьютер распознал сканер. Соответствующее уведомление должно появиться в панели задач.
• Драйвер должен загрузиться автоматически через интернет. Если этого не произошло, то самостоятельно скачайте дистрибутив с официального сайта производителя.

На установке программного обеспечения завершается процесс подключения оборудования. После этого можно переходить к сканированию документов, которое выполняется несколькими способами.

Быстрое сканирование

Как следует из названия, это самый простой способ отсканировать документы. Чтобы начать, включите сканер, а затем положите под его крышку лист бумаги с необходимой информацией. Что делать дальше?

Далее для сканирования документов вы можете пользоваться исключительно кнопками, размещенными на корпусе принтера. Внимательно присмотритесь к своему оборудованию и нажмите на соответствующую клавишу. Затем отсканированное изображение автоматически сохранится на компьютере.

Если кнопку на корпусе оборудования найти не удалось, то можно воспользоваться программными средствами сканирования. Так, после подключения принтера на компьютере появляется стандартная утилита, позволяющая использовать как стационарный, так и сетевой сканер. Чтобы осуществить задуманное, нужно сделать несколько шагов:

• Положите лист бумаги под крышку сканера.
• Откройте «Панель управления» через поисковую строку Windows или другим удобным способом.

• Перейдите в раздел «Оборудование и звук», а затем – «Устройства и принтеры».

• Щелкните ПКМ по названию своего оборудования.
• Нажмите на кнопку «Начать сканирование».

• Укажите интересующие настройки. Например, активируйте улучшение качества изображения.
• Нажмите на кнопку «Сканировать».

Через несколько секунд файл будет готов и сохранится в памяти компьютера, а по окончании выполнения операции на экране появится уведомление об успешном завершении процесса.

Приложение «Сканер»

Ранее мы рассказали об утилите производителя принтера, но также в Windows 10 есть стандартная программа, позволяющая отсканировать документ в PDF или другой формат в зависимости от предпочтений пользователя. Называется приложение «Сканер». Его нужно предварительно установить через магазин Microsoft Store.

Чтобы получить документ в виде файла в памяти компьютера, понадобится:

• Положить лист бумаги под крышку принтера.
• Запустить приложение.

• Установить необходимые настройки.

• Нажать на кнопку «Сканировать».

На заметку. По умолчанию отсканированные документы сохраняются в папку «Изображения», которую можно найти через раздел «Быстрый доступ» в «Проводнике».

Прежде чем запускать процесс сканирования, можно проверить, насколько корректно размещен документ под крышкой устройства. Для этого универсальная программа предлагает нажать на кнопку «Просмотр». Далее вы можете добавить еще один лист бумаги и отсканировать его следующим.

Что делать, если сканер не работает

В процессе выполнения операции пользователи периодически сталкиваются с разного рода проблемами. То принтер не может отсканировать документ, то компьютер не может обнаружить оборудование. Вне зависимости от типа неполадок обратитесь к одному из представленных способов исправления ошибок.

Утилита устранения неисправностей

Если принтер не обнаружен компьютером, или служба не отвечает, то воспользуйтесь стандартным средством устранения неполадок:

• Откройте раздел с устройствами печати в «Панели управления».

• Щелкните ПКМ по названию своего принтера.
• Нажмите на кнопку «Устранение неисправностей».

Далее система либо сама решит проблему, либо даст рекомендации по устранению неполадок. Воспользуйтесь ими, чтобы в конечном итоге отсканировать документ.

Ручная установка оборудования

Если компьютер не видит принтер, и он не отображается в «Панели управления», то установить оборудование придется вручную. Соедините устройства проводами и сделайте следующее:

• Откройте «Параметры» через меню «Пуск».

• Перейдите в раздел «Устройства», а затем – «Принтеры и сканеры».

• Нажмите на кнопку «Добавить устройство».

• Кликните по надписи «Принтер отсутствует в списке», а далее – «Мой принтер очень старый».
• Выберите модель оборудования.

Если и это не поможет, то принудительно установите драйверы устройства. После этого проблема должна быть исчерпана.

Сканирование документов на компьютер

Многие люди не умеют выполнять сканирование, а потребность в этом может возникнуть в любое время. Например, на работе или в государственных учреждениях, где каждый документ нужно сканировать в огромном количестве экземпляров. Так как же произвести такую процедуру? Есть несколько эффективных способов!

Через мастер работы со сканером

Самым распространенным методом оцифровки «живого» документа является взаимодействие с мастером работы со сканером, где для достижения результата необходимо придерживаться следующего алгоритма:

• Включите ваш сканер и убедитесь в том, что он активен. Проверьте стеклянную панель под крышкой – на ней не должно быть пыли, мусора, разводов и т.д.
• Возьмите документ или фотографию, которую необходимо «перенести» в компьютер, разместите объект лицевой стороной к стеклу. Опустите крышку.
• Кликните на кнопку «Пуск» вашего компьютера, отыщите вкладку «Панель управления».

• Далее – «Устройства и принтеры».

• В отдельных операционных системах после открытия панели управления может возникнуть необходимость кликнуть по разделу «Звук и оборудование», и только после этого удастся найти необходимые нам «Устройства и принтеры».

• Перед вами развернется окно, где отобразятся устройства, подключенные к ПК. Отыщите принтер по названию и кликните правой кнопкой мыши на его изображение.

• Активируйте команду «Начать сканирование», перед вами откроются параметры, которые можно настроить по индивидуальным предпочтениям, после чего – предварительно просмотреть, как будет выглядеть документ в скане. Чаще всего требуется изменить разрешение и яркость изображения.

• Все в порядке? Кликайте «Сканировать» и ждите, когда ваш файл появится на мониторе компьютера. Дальше его останется лишь сохранить.

Возможность системы Windows

Порой сделать ксерокопию с помощью Paint или другой программой невозможно. Для такого случая предусмотрен еще один вариант, который не отличается особой трудностью, но и достаточно непривлекателен среди остальных из-за низкой настраиваемости.

1. Для начала заходим в «Пуск», где нас интересует раздел «Устройства и принтеры».



2. Далее нужно найти актуальный сканер, который обязательно должен быть подключен к компьютеру. Драйверы также должны быть установлены. Делаем по нему одиночный клик правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем «Начать сканирование».



3. Сразу же после этого открывается новое окно, где мы можем изменить некоторые базовые элементы, например, формат будущего цифрового аналога или ориентацию изображения. Единственное, что здесь влияет на качество изображения, это два ползунка «Яркость» и «Контрастность».



4. Здесь, как и во втором способе, есть вариант первоначального просмотра сканируемого документа. Это также экономит время, позволяя оценить точность проводимой процедуры. Если же есть некая уверенность в том, что все расположено и настроено правильно, то можно сразу же нажать на «Сканировать».
5. Сразу после этого появляется небольшое окно, которое говорит о том, какой прогресс у процедуры сканирования. Как только полоска заполнится до конца, то можно будет сохранять готовый материал.



6. Нажимать для этого ничего не нужно, просто в правой нижней части экрана появится еще одно окно, которое предлагает выбрать имя для документа. Стоит отметить, что здесь очень важно выбрать правильные настройки в разделе «Параметры импорта». Например, задать нужно место для сохранения, которое удобно пользователю.

Готовый файл нужно искать в созданной папке там, куда был указан путь. Разбор такого способа на этом окончен.

Как итог, можно сказать о том, что сканирование документов – это не такая уж и сложная задача. Однако порой достаточно воспользоваться стандартными средствами Windows, чем что-то скачивать и устанавливать. Так или иначе, выбор за пользователем.

Программа Paint

Это самый простой способ, требующий от вас только установленной операционной системы Windows и набора стандартных программ, среди которых обязательно должен присутствовать Paint.

1. Для начала необходимо установить принтер и подключить его к компьютеру. Подразумевается, что этот этап уже пройден, поэтому просто кладем необходимый документ лицевой стороной на стекло сканера и закрываем его.
2. Далее нас интересует вышеупомянутая программа Paint. Запускаем ее любым удобным способом.



3. Появится пустое окно. Нас интересует кнопка с белым прямоугольником, которая находится в верхнем левом углу. В Windows 10 она называется «Файл».
4. После нажатия находим раздел «Со сканера и камеры». Естественно, что под этими словами подразумевается способ добавления цифрового материала в рабочую среду программы Paint. Делаем одиночный клик.



5. Практически сразу же появляется еще одно окно, где предлагается несколько функций для сканирования документа. Может показаться, что этого мало, но, на самом деле, для настройки качества хватит вполне. Если ничего менять желания нет, то просто выбираем либо черно-белый вариант, либо цветной.



6. Далее можно выбрать либо «Просмотр», либо «Сканирование». В целом, никакой разницы в результатах не будет, но первая функция все же позволит немного быстрее увидеть цифровой вариант документа, а это приведет к пониманию того, насколько точным получится результат. Если же все устраивает, то выбираем кнопку «Сканировать».
7. Результат будет загружен на рабочее окно программы, что позволит быстро оценить, достаточно ли качественно проведена работа или же нужно что-то поправить и повторить процедуру.



8. Чтобы сохранить готовый материал, нужно еще раз нажать на кнопку, находящуюся в
   левом верхнем углу, но выбрать уже «Сохранить как». Лучше всего наведите на стрелочку, которая откроет быстрый выбор доступных форматов. Рекомендуем воспользоваться первым вариантом, так как именно PNG обеспечивает наилучшим качеством.

На этом разбор первого и самого легкого способа окончен.

Специальное программное обеспечение

Любой принтер или МФУ в комплектации имеет диск, на котором установлены драйвера и софты. При применении этого способа выполняются следующие действия:

• открытие списка программ;
• поиск приложения;
• запуск;
• нажатие кнопки сканирования;
• выбор типа, формата, яркости и разрешения;
• указание места хранения конечной папки;
• исправить недочеты, если они есть.

Сторонние программы

В интернете можно найти огромное количество платных и бесплатных программ, которые помогают в сканировании файлов. Они оснащены достаточно современным интерфейсом и огромным потенциалом для обработки, например, тех же фотографий. Актуально это больше для домашнего компьютера, ведь не каждый готов отдавать деньги за ПО в офисе.

1. Для разбора лучше всего подойдет программа VueScan. Это то ПО, где есть множество самых разных настроек. К тому же оно удобно и практично.
2. Достаточно часто стандартные настройки устраивают людей, которым требуется отсканировать различные документы, не требующие высокого качества. Поэтому достаточно нажать на кнопку «Просмотр».



3. После этого выстроить рамку так, чтобы не было пустых мест на будущем цифровом аналоге, и нажать «Сохранить».



4. Всего в несколько шагов программа обеспечивает нас готовым файлом высокого качества.

Сканирование с помощью специального ПО

Существует несколько программ для сканирования документов. Работая с ними, можно добиться значительно лучшего качества конечного файла. Перечислим лишь некоторые из них.

ABBYY FineReader

Благодаря этому ПО легко отсканировать большое количество текстовых документов, а также обрабатывать изображения с камер смартфонов и других мобильных устройств. Программа поддерживает более 170 языков, с ее помощью можно перенести любой текст в обычный формат и работать с ним как обычно.

OCR CuneiForm

Это бесплатное приложение позволяет конвертировать тексты с любым шрифтом, сохраняя их изначальную структуру.

Неоспоримым плюсом является встроенный словарь, проверяющий орфографию.

Scanitto Pro

Программа обладает простым интерфейсом, мощной системой сканирования, интеграцией со всеми платформами от Microsoft, а также удобными инструментами для работы с текстовыми документами и изображениями.

Readiris Pro

Утилита успешно выполняет все необходимые для сканера функции и с точностью распознает даже рукописный текст.

«Скан Корректор А4»

Эта утилита идеально подойдет начинающим пользователям, которые хотят максимально просто и быстро сделать скан и корректировку документа без дополнительного использования графических редакторов.

VueScan

А с помощью этой утилиты можно значительно расширить функции устаревшего устройства, ведь она совместима практически с любым сканером и МФУ. Правда, есть минус — отсутствие русскоязычного интерфейса.

Также пользоваться сканером можно, управляя им с телефона. Вот список лучших мобильных приложений для этой цели:

• CamScanner;
• Evernote;
• SkanApp;
• Google Drive;
• Office Lens;
• ABBYY FineScanner;
• Adobe Fill and Sign DC;
• Photomyne (только для изображений);
• TextGrabber;
• Mobile Doc Scanner;
• ScanBee;
• Smart PDF Scanner.

Работа со всеми ПО и мобильными приложениями интуитивно проста, так что сделать все правильно не составит труда даже новичку.

Достаточно лишь запустить утилиту и пошагово следовать инструкции, прописанной в правилах пользования.

Добавляем сканер ручным методом

Если среди подключённых приборов вы не смогли найти ваш сканер, то мы зарегистрируем его в системе ручным методом:

1. Кликнем по «Пуску» и в восходящем меню выбираем «Параметры»;
   
2. В «Параметрах» выбираем «Устройства»;
   
3. В окошке слева нам нужно выбрать «Принтеры и сканеры»;
4. После этого, нам нужно кликнуть по-большому «+» в правом окне в верхней части окна;
   
5. У нас начинается «Поиск нашего устройства»;
   
6. Если система его не нашла, то кликнем по ссылке «Необходимый … в списке»;
   
7. Далее, нам нужно выбрать «Мой принтер довольно старый» (или выберем его по имени).
   

Полезные советы

• Перед тем как делать скан, не забудьте тщательно протереть стекло вашего устройства специальными салфетками с пропиткой или сухой тряпкой из микрофибры и спреем для очистки стекол и мониторов. Дело в том, что любое, даже незначительное, загрязнение отпечатывается на оцифрованном изображении. Ни в коем случае не допускайте попадания влаги в МФУ!
• Располагая документ на стекле, руководствуйтесь специальными метками на корпусе аппарата, чтобы готовый файл получился ровным.
• При необходимости сделать оцифровку страниц толстой, громоздкой книги просто откройте крышку сканера. Никогда не кладите на устройство вес больше, чем прописано в инструкции по эксплуатации!

• Если страницы книги изготовлены из тонкой бумаги и при сканировании обратная сторона просвечивает, подложите под развороты листы черной бумаги.
• Изображения, сохраненные в формате JPEG, остаются в изначальном виде и не поддаются дальнейшему улучшению. Чтобы сделать максимально качественные изображения с возможностью дальнейшей обработки, выбирайте формат TIFF.
• Документы лучше сохранять в формате PDF.
• По возможности не используйте опцию для сканирования «Документ» и никогда не выбирайте двукратное улучшение скана, чтобы сохранить качество.
• Вместо черно-белого сканирования лучше выбрать цвет или оттенки серого.
• Не сканируйте изображения в разрешении ниже 300 DPI. Оптимальный вариант – в диапазоне от 300 до 600 DPI, для фотоснимков — не менее 600 DPI.

• ​​​​​​Если на старых фотография есть пятна и потертости, выбирайте цветной режим. Так будет проще выполнить обработку. Да и вообще черно-белые фото лучше оцифровывать в цвете – так качество картинки будет выше.
• При сканировании цветных изображений выставляйте наибольшую глубину цвета.
• Всегда осматривайте документ на предмет скрепок и прочих деталей, которые могут поцарапать поверхность стекла сканера.
• Устанавливайте МФУ вдали от обогревательных приборов и прямых солнечных лучей, а также не допускайте резких перепадов температур.
• При чистке устройства не забывайте отключать его от электросети.
• После завершения работы никогда не оставляйте крышку МФУ открытой, чтобы не допустить попадания внутрь пыли или порчи сканера от световых лучей.

Подводим итоги

Изучив представленную выше информацию с пошаговыми инструкциями, можно сделать вывод, что сканирование документа на компьютер является такой же простой задачей, как ксерокопирование, восстановление данных с флешки и т.д. Главное – найти соответствующую инструкцию и четко следовать ей. Если необходимость сканировать документы на компьютер возникает редко, а сами файлы используются лишь с целью хранения и передачи информации – достаточно встроенных возможностей операционной системы. Если же пользователь нуждается в редактировании сканированных файлов, включая их качество и формат, имеет смысл установки стороннего приложения, значительно упрощающего манипуляции за счет широкого функционала.